El reto
Trabajo repartido entre papel, llamadas y chats
Las solicitudes llegaban por teléfono y WhatsApp, los técnicos llenaban formularios en papel en el sitio y el detalle de cada trabajo quedaba en conversaciones y en la memoria de las personas. Cuando un cliente preguntaba qué se había hecho en una de sus sedes, alguien tenía que reconstruirlo.
Armar los informes para los clientes tomaba días, las fotos quedaban dispersas en distintos celulares y no había una forma confiable de mostrar quién hizo qué, cuándo y bajo qué condiciones de seguridad.
- Información perdida entre llamadas, chats y formularios en papel.
- Fotos y firmas que faltaban cuando el cliente pedía respaldo.
- Informes técnicos que tardaban días en armarse.
- Sin trazabilidad desde la solicitud hasta el trabajo terminado.
Lo que usan
Un solo registro para la solicitud, el trabajo y la evidencia
Grupo Ingenia maneja todo su ciclo de servicio en Mantenix. La solicitud de un cliente se convierte en una orden de trabajo, el técnico la ejecuta desde la app de campo y la orden solo se aprueba cuando el checklist, la evidencia y las firmas requeridas están completos.
Diez roles comparten ese registro, cada uno con su vista: administradores y coordinadores planifican, técnicos y mecánicos ejecutan, los clientes corporativos y por sede siguen sus órdenes, y los contratistas externos atienden las órdenes que se les asignan.
Módulos
- Órdenes de trabajo
Las solicitudes se convierten en órdenes con alertas de SLA, registro de horas y bitácora por trabajo.
- App de campo
Los técnicos instalan la app en el celular y siguen trabajando sin señal, con fotos y video.
- Seguridad y HSE
Permisos de trabajo, no conformidades, procedimientos y documentos controlados junto al trabajo.
- Portal del cliente
Cada cliente y cada sede ve sus órdenes, informes técnicos y cotizaciones, y aprueba las cotizaciones ahí.
- Activos
Un registro de equipos por cliente, con sus garantías y el historial de cada trabajo.
- Flotilla
Sus mecánicos hacen inspecciones con checklist y órdenes de mantenimiento con costo, faltantes y fotos para sus propias unidades.
Cómo fluye un trabajo hoy
Cómo fluye un trabajo hoy
- 01
Entra la solicitud
Un cliente o un coordinador registra la solicitud, y el coordinador la convierte en una orden de trabajo para la sede y el equipo correctos.
- 02
La toma un técnico o un contratista
La orden llega a la app de campo, o a un contratista externo, con su checklist versionado y los documentos de seguridad que el trabajo exige.
- 03
El trabajo se documenta en el sitio
El técnico sigue el checklist, agrega fotos, video y horas, y sigue trabajando sin conexión si no hay señal.
- 04
Firmas antes de aprobar
Las firmas digitales requeridas se validan antes de que la orden pueda aprobarse, así que ningún trabajo cierra sin ellas.
- 05
El cliente ve el resultado
El informe técnico se genera en PDF con un anexo de fotos y aparece en el portal del cliente, en la sede que corresponde.
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